Có nên quản lý khách sạn bằng excel?

Bạn đang có ý định kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn muốn tìm hiểu về phần mềm quản lý excel và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động kinh doanh khách sạn. Bài viết dưới đây GoHotel sẽ chỉ ra một những ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tham khảo. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.

Tính năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp hoạt động tính toán trở nên nhanh gọn, chính xác. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh từ lâu. Hiện nay, vẫn có rất nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển chóng mặt của công nghệ, việc quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra rất nhiều nhược điểm, bên cạnh những ưu điểm vốn có của nó.

Phần mềm excel giúp quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày

• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, theo dõi tình trạng phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng)

• In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách.

Hình ảnh quản lý khách sạn bằng excel của một khách sạn

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, dễ dàng sử dụng:

Phần mềm excel hoàn toàn miễn phí, giúp bạn thực hiện các công việc tính toán thông thường một cách dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho các dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo yêu cầu của khách hàng. 

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với những nghiệp vụ đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số số liệu liên tục, giải những bài toán, thuận lợi cho việc lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng những con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng tốt nhất cho những quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm chưa nhiều. 

Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn rằng các chủ kinh doanh đều ý thức được hậu quả của vấn đề này.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với các báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Do đó, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo.

• Không phù hợp với khách sạn quy mô lớn

Đối với những khách sạn có quy mô từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng hoạt động quản lý nữa.

Từ các ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là giải pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.

Tuy nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem lại nguồn doanh thu lợi nhuận về lâu dài hoặc trong trường hợp khách sạn muốn tăng số lượng phòng và mở thêm các loại hình dịch vụ thì có thể tính đến việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên biệt hơn.

Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?

Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay

     Khách sạn của bạn có quy mô nhỏ dưới 3 sao, ít dịch vụ đi kèm, mới hoạt động, kinh phí đầu tư còn hạn chế, không cần quá nhiều tính năng phức tạp. Chỉ cần đơn giản là quản lý phòng và báo cáo doanh thu. Thì hãy nên lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel

     Phần mềm quản lý khách sạn GoHotel được xây dựng và phát triển bởi CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GoUP với các phiên bản phù hợp với mọi loại hình khách sạn, resort.

• Toàn bộ thông tin của khách sạn được quản lý trên một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy xuất, kiểm tra. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng xuất file excel chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

• Thông tin được lưu tự động, trực tuyến giúp chủ khách sạn có thể theo dõi từ xa. Đồng thời dữ liệu khó có thể thay đổi.

• Hệ thống phân quyền đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho thông tin. Phân quyền cụ thể cho từng nhân viên, tránh sự chồng chéo và thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài.

• Hệ thống tự động đưa ra các báo cáo theo dữ liệu thời gian thực, hỗ trợ cho các quyết định kịp thời từ nhà quản lý.