5 mẹo chọn hệ thống quản lý khách sạn phù hợp

Một chiến lược quản lý doanh thu mạnh mẽ và một hệ thống quản lý khách sạn (PMS – Property Management System) tốt có thể giúp các nhà điều hành khách sạn thành công. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống quản lý khách sạn và 5 mẹo giúp bạn lựa chọn được hệ thống phù hợp.

Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Hệ thống quản lý khách sạn gọi tắt là PMS (Property Management System) là một giải pháp phần mềm hỗ trợ khách sạn thực hiện các nhiệm vụ cốt lõi như bán hàng, lập kế hoạch và giải quyết công việc hàng ngày. Hệ thống PSM đã thay thế phần lớn các công việc dựa trên giấy tờ truyền thống.

Mặc dù mỗi hệ thống PMS đều có những tính năng riêng biệt, nhưng chúng thường có đặc điểm chung là cho phép các nhà quản lý và nhân viên thực hiện các công việc như đặt phòng, đặt nhà hàng, kế toán. Hơn nữa, hầu hết các hệ thống quản lý khách sạn cũng cho phép quản lý theo dõi số liệu hiệu suất chính như ADR và RevPAR.

Tại sao hệ thống quản lý khách sạn quan trọng?

Việc sử dụng các hệ thống quản lý khách sạn đã phát triển đáng kể trong thập kỷ qua, đặc biệt là khi công nghệ điện toán đám mây trở thành xu hướng. Có một số lợi ích chính khi sử dụng PMS, bao gồm khả năng dễ dàng quản lý đặt phòng, dẫn đến lượng đặt phòng tăng gấp đôi, giảm thiểu các lỗi do con người gây ra. Hệ thống quản lý khách sạn cho phép các nhân viên thực hiện nhanh chóng nhiều nhiệm vụ thiết yếu, đồng thời tự động hóa một số thủ tục hành chính.

5 lời khuyên về cách chọn hệ thống quản lý khách sạn

Với sự phong phú các giải pháp PMS khác nhau trên thị trường, mỗi giải pháp cung cấp các tính năng khác nhau, điều quan trọng là chọn một giải pháp phù hợp cho khách sạn của bạn. Dưới đây là 5 lời khuyên hữu ích giúp bạn đưa ra quyết định lựa chọn hệ thống phù hợp.

1. Thực hiện đánh giá nhu cầu

Bước đầu tiên khi chọn hệ thống quản lý khách sạn là thực hiện đánh giá nhu cầu và thiết lập chính xác yêu cầu cụ thể là gì. Để làm điều này, bạn cần xem xét các hoạt động, quy trình, chức năng và đối tác phân phối khác nhau của mình, cũng như các tính năng mong muốn phần mềm thực hiện.

Khi bạn tạo một danh sách các yêu cầu khách nhau đối với hệ thống quản lý khách sạn, bạn nên đặt yêu cầu theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng. Điều này giúp bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm giải pháp PMS.

2. Thiết lập ngân sách rõ ràng

Trước khi bạn bắt đầu quá trình thực sự chọn hệ thống quản lý khách sạn của mình từ nhà cung cấp, bạn cần làm việc với bộ phận tài chính và thiết lập số tiền bạn thực sự phải bỏ ra. Tất nhiên, bạn cũng có thể tìm thấy một PMS phù hợp với ngân sách của mình, nhưng điều quan trọng bạn phải biết là hệ thống sẽ đi cùng bạn bao xa.

Khi quyết định ngân sách, những người trong ngành khách sạn cần xem xét chi phí cấp phép liên quan đến hệ thống quản lý quản lý, mà cả chi phí liên quan đến việc thiết lập hệ thống và những chi phí liên quan đến đào tạo nhân viên. Sau khi ngân sách đã được thiết lập, hãy bám vào nó.

3. Tìm PMS với công cụ đặt phòng

Quản lý doanh thu là một khái niệm quan trọng trong ngành khách sạn và tạo điều kiện cho các đặt phòng trực tiếp là một phần quan trọng của việc này, bởi vì đặt phòng trực tiếp tối đa hóa thu nhập bằng cách loại bỏ hoa hồng được trả cho bên thứ ba. Do đó, điều quan trọng là các khách sạn làm cho tùy chọn đặt phòng này thuận tiện nhất có thể.

Trong khi khách sạn muốn đặt phòng trực tiếp, khách hàng sẽ có xu hướng đặt phòng dựa trên giá cả và tính năng dễ sử dụng. Vì lý do này, khi đánh giá các tùy chọn PMS khác nhau được cung cấp, bắt buộc bạn phải chọn một tùy chọn bao gồm công cụ đặt phòng web của riêng mình và chính công cụ đặt phòng đó đáng tin cậy và thân thiện với người dùng.

4. Tìm hiểu về chính sách hỗ trợ

Tiếp theo, bạn cần tìm hiểu về mức độ hỗ trợ được cung cấp từ nhà cung cấp hệ thống quản lý khách sạn. Nếu có sự cố với hệ thống, nếu nhân viên của bạn gặp sự cố khi sử dụng hoặc nếu tính năng mới được thêm vào yêu cầu giải thích, bạn cần biết bạn có thể dựa vào chúng để trợ giúp.

Khi đánh giá mức độ hỗ trợ, bạn cần suy nghĩ về những điều sau đây: sự hỗ trợ thực sự được cung cấp như thế nào? Có hỗ trợ cho ngôn ngữ của bạn? Có hướng dẫn trực tuyến? Bạn có thể nói chuyện với một đại lý trực tiếp? Những ngày và thời gian họ có thể đạt được? Có bất kỳ điều khoản của đào tạo trực tiếp?

5. Đọc đánh giá từ khách hàng thực sự

Cuối cùng, điều quan trọng là bạn không chỉ đơn giản là tin vào mời chào từ nhà cung cấp giải pháp PMS. Thay vào đó, bạn nên dành thời gian để thực hiện một số nghiên cứu độc lập về sản phẩm và tìm hiểu xem người dùng hoặc khách hàng hiện tại nói gì về họ.

Kiểm tra đánh giá trực tuyến, xem xét các tài khoản truyền thông xã hội và cảm nhận về những trải nghiệm mà mọi người đã trải qua. Nếu bạn chỉ nhìn thấy phản hồi tiêu cực, khiếu nại về hỗ trợ khách hàng hoặc sự cố phần mềm, bạn nên tìm một nhà cung cấp khác thay thế.

Một hệ thống quản lý khách sạn chất lượng cao (PMS) có thể cực kỳ hữu ích trong việc hỗ trợ chủ khách sạn và các nhà lãnh đạo thực hiện chiến lược quản lý doanh thu mạnh mẽ. Bằng cách làm theo năm lời khuyên ở trên, bạn sẽ có thể tìm ra giải pháp PMS phù hợp với yêu cầu cụ thể của khách sạn.